生鮮采購部管理制度

第一條 總則

為加強企業規范化管理，確保公司能購到高品質低成本的產品，從而達到降低成本之目的，特制定本制度。

第二條 目的

選擇合格的供應商并對采購過程進行嚴格的控制，確保供應商提供的商品能滿足公司各門店的要求。

第三條 適用范圍

本制度適用于公司采購部所有采購人員，價格之審核、接單、訂購、驗收等，除另有規定外，悉以本制度處理。

第四條 權責

1、由本公司采購部門負責生鮮產品的采購工作

2、訂單處理負責訂單的收集匯總，生鮮產品的銷售統計

3、收貨部和檢驗室負責對生鮮商品的相關質量數量進行審核

4、儲運部門負責對貨物進行運輸，加工，分揀，配送

第五條 采購原則

1、嚴格執行詢價議價程序。生鮮商品必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨條件、資質、信譽、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估

2、職責分離原則。采購人員不得干涉商品采購外的其他部門工作

3、一致性原則。采購人員采購的物品或服務必須與采購單所列要求規格、型號，數量相一致。

4、廉潔自律，不收取供應商任何形式的饋贈。

5、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督

第六條 采購計劃的制定

1、生鮮采購工作根據公司的銷售任務和毛利計劃及庫存情況編制本組采購計劃經領導批準后實施采購

2、本部門還需根據公司業務的淡旺季的需求，核對倉庫的庫存量，確定生鮮商品的品項、規格、數量等方面的實際缺口編制并調整采購計劃

3、采購計劃經公司領導核準后，采購部與財務部各持一份，采購部依據采購計劃進行采購作業，財務部依據采購計劃安排所需采購資金的審批

第七條 采購的實施

1、選擇供應商

（1）生鮮供應商的采購選擇要從批準的合作供應商中選取；

（2）本組在選擇供應商時應當挑選三家以上的供應商詢價，以作比價、議價依據

（3）部門主管在審價時，認為需要再進一步議價的，則由采購主管親自與供應商議定價格

（4）公司領導在核價時，均可視需要再行議價或要求采購部門進一步議價

2、價格調查

（1）已核定的商品，采購必須經常分析或收集商品資料，作為降低成本的依據

本組成員均有義務經常性市調以協助主管了解市場行情，以利于領導做決策參考

（2）已核定的生鮮產品采購單價如需上漲或降低，應及時了解相關情況匯總上報

（3）采購數量或頻率有明顯的浮動時，應及時作出采購計劃的調整以應對變化

3、詢價和比價

（1）根據采購生鮮商品的品項、規格、標準、數量和交付期的不同，采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供應商作為詢價對象；

（2）采購人員根據過去采購的情況，市場變化情況，以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格；

（3）在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面進行核對，以保證供應商可以提供的商品符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期等方面進行比較分析，以便選擇條件最優的供應商；

（4）供應商提供報價的商品規格與請購規格不同或屬于代用品時，采購人員要經過主管的確認為準；

（5）專業用具或相關材料采購人員應該和部門相關人員共同詢價議價；

（6）在供應商的報價條件不能滿足要求時，采購人員應與供應商及時進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致。

4、訂購作業

（1）在采購作業所需的全部條款與供應商達成一致后，采購人員需填寫正式的采購單，訂單需要列明一下內容：

A供應商資料：包括名稱、編號

B采購商品的詳細描述：包括品名、型號、規格等，如有超出標準的特殊要求需特別注明；

C 訂單所采購的數量、重量；單位包裝數量、重量，包裝件數

D價格：單價，合計價、合同總額，定金或預付款

E交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量

F 付款方式：主要有現金采購和銀行轉賬支付

G 標示：商品本身或包裝上的文字標記（訂單號、供應商、品名、規格、單位包裝的數量、重量、批號）

H所需的質量證明材料（檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告等）

I質量保證條款：發生質量問題時進行退換或其他處理方法。

J裝箱清單（送貨單）和銷售發票的要求。

（2）采購訂單經物控部門負責人審核后，加蓋公司合同公章生效。采購單一式兩份，雙方各一份。訂單處理中心負責采購訂單的存檔

（3）采購人員應控制商品訂購交期，及時向供應商跟蹤交貨進度。

第八條 驗收與付款

1、依相關檢驗與入庫規定進行驗收工作

2、依財務管理規定，辦理供應商付款工作

第九條 本制度經公司最高主管領導審核通過后公布實施，修正時亦同。